ĐÀO TẠO KẾ TOÁN THỰC TẾ CHUYÊN NGHIỆP

Theo quy định Từ ngày 1/11/2020, tất cả Doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. vậy Hóa đơn điện tử là gì, sử dụng như thế nào? Được tổng hợp trong bài viết đưới đây

Hóa đơn điện tử là gì?

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

Hóa đơn điện tử là gì ? Cách sử dụng hóa đơn điện tử

Nội dung HĐĐT

Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

– Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn.

– Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn thực hiện theo quy định tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

– Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.

– Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

– Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.

Điều kiện công nhận của HĐĐT

Hóa đơn điện tử có tính pháp lý nếu đảm bảo hai yếu tố sau:

Tính tin cậy: Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử đầy đủ, mang tính nguyên vẹn, không bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.

Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần.

Điều kiện khởi tạo HĐĐT

Thông tư 32/2011/TT-BTC cho biết: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng được những điều kiện sau:

a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.

c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.

d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.

đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.

e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Điều kiện của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC điều kiện cần đáp ứng của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử:

– Là doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của doanh nghiệp đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ thông tin hoặc là ngân hàng được cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.

– Có chương trình phần mềm về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơn điện tử đảm bảo hóa đơn điện tử được lập đáp ứng các nội dung theo quy định tại Điều 6 Thông tư này.

– Đã triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin để phục vụ trao đổi dữ liệu điện tử giữa các doanh nghiệp hoặc giữa các tổ chức với nhau.

– Có hệ thống thiết bị, kỹ thuật đảm bảo cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu kinh doanh và quy định pháp luật về phát hành hóa đơn.

– Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để đảm bảo tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia.

– Có các quy trình và thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố liên quan đến việc khôi phục dữ liệu .

– Có giải pháp lưu trữ kết quả các lần truyền nhận giữa các bên tham gia giao dịch; lưu trữ hóa đơn điện tử với yêu cầu thông điệp dữ liệu điện tử phải được lưu giữ trên hệ thống.

– Định kỳ 6 tháng một lần, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phải có văn bản báo cáo cơ quan thuế (theo Mẫu số 3 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này) các nội dung sau: danh sách các doanh nghiệp có sử dụng giải pháp hóa đơn điện tử của tổ chức (bao gồm cả người bán hàng, người mua hàng); số lượng hóa đơn đã sử dụng (gồm: loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự).

Thủ tục phát hành HĐĐT

Có quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế bằng hình thức trực tiếp hoặc văn bản điện tử (soạn theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).

Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (soạn theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32).

Hoàn thành việc ký số vào hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan Thuế theo đường điện tử.

Hướng dẫn thực hiện HĐĐT

Việc lập hóa đơn điên tử được thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Lập hóa đơn điện tử: Có thể thực hiện theo một trong hai cách sau:

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;

Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

Bước 2: Gửi hóa đơn điện tử theo hình thức sau:

Gửi trực tiếp: Người bán hàng lập hóa đơn tại hệ thống phần mềm của người bán, ký điện tử trên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo hình thức đã thỏa thuận.

Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử: Người bán hàng khởi tạo hóa đơn điện tử bằng cách truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Sau đó, tiến hành lập hóa đơn và gửi cho người mua hóa đơn điện tử đã có chữ ký điện tử của người bán.

Bước 3: Xử lý hóa đơn điện tử bị lập (nếu cần)

Đối với hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, nhưng hàng hóa chưa được giao, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế: có thể hủy khi có sự đồng ý của cả hai bên nếu phát hiện sai sót. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Đối với hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, nhưng hàng hóa đã được giao, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót: Người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, và người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, ký hiệu…

Hình thức nhận HĐĐT

Nhận trực tiếp thông qua hình thức thỏa thuận của người bán và người mua.

Thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.

Với mong muốn giúp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, bài viết đã giải đáp những thắc mắc phổ biến nhất, cùng với đó là hướng dẫn các bước chi tiết để doanh nghiệp có thể phát hành hóa đơn điện tử thành công.

 

Bạn có thắc mắc gì muốn được giải đáp hãy để lại ý kiến ( Họ tên, Số điện thoại hoặc Email, câu hỏi) của mình dưới dưới phần bình luận chúng tôi sẽ giải đáp cho bạn !

CÁC BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ LIÊN QUAN

CÁC BÀI VIẾT MỚI NHẤT


Dịch vụ kế toán

0972.868.960